Bước 1: Đối với hội có phạm vi hoạt động cả nước hoặc liên tỉnh, khi đặt văn phòng đại diện tại các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương khác với nơi đặt trụ sở của hội, Ban lãnh đạo hội phải gửi hồ sơ xin đến Ủy ban nhân dân cấp tỉnh (Sở Nội vụ) nơi dự kiến đặt văn phòng đại diện.
Bước 2: Cán bộ tiếp nhận hồ sơ xem xét hồ sơ và đề nghị bổ sung trong trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ và hợp pháp.
Bước 3: Kể từ ngày nhận hồ sơ đầy đủ và hợp pháp, Sở Nội vụ nghiên cứu, thẩm định hồ sơ và thực hiện quy trình lấy ý kiến các cơ quan có liên quan, tổng hợp các ý kiến góp ý, đề nghị bổ sung hồ sơ (nếu có).
Bước 4: Trong thời hạn 15 ngày kể từ ngày nhận hồ sơ đầy đủ và hợp pháp, Ủy ban nhân dân cấp tỉnh xem xét, quyết định cho phép hội đặt văn phòng đại diện. Trường hợp không đồng ý phải có văn bản trả lời và nêu rõ lý do.