Thực hiện Kế hoạch số 39/KH-SNV ngày 12/9/2012 của Giám đốc Sở Nội vụ về việc rà soát thông tin, cơ sở dữ liệu hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức; từ ngày 01/10/2012 đến ngày 21/11/2012, Tổ công tác tiến hành rà soát thông tin, cơ sở dữ liệu hồ sơ cán bộ, CCVC của UBND các huyện, thành phố. Sau khi tiến hành rà soát trực tiếp tại các đơn vị theo kế hoạch, Tổ công tác báo cáo kết quả như sau:

1. Thực trạng số lượng, chất lượng hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức:

UBND các huyện, thành phố đã triển khai thực hiện nội dung quản lý hồ sơ theo Quyết định số 70/2007/QĐ-UBND của UBND tỉnh, đảm bảo nguyên tắc xây dựng và quản lý hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức. Theo đó, các phòng chuyên môn, đơn vị sự nghiệp thuộc huyện, thành phố; sự nghiệp y tế, giáo dục đã thực hiện việc làm mới, bổ sung và hoàn thiện hồ sơ của cán bộ, công chức, viên chức theo quy định.

1.1. Về số lượng hồ sơ: UBND các huyện, thành phố đã xây dựng số lượng hồ sơ đối với cán bộ, công chức, viên chức cơ bản đảm bảo theo quy định. Tổng số hồ sơ là:    

1.2 . Về cơ sở vật chất và chế độ lưu kho hồ sơ: về cơ bản đã đảm bảo cho việc lưu trữ hồ sơ; đã có tủ lưu trữ hồ sơ. Hồ sơ giấy hầu hết được lưu theo 3 đơn vị (hồ sơ của cán bộ, công chức, viên chức của các cơ quan chuyên môn, đơn vị sự nghiệp thuộc huyện, thành phố do Phòng Nội vụ quản lý; sự nghiệp y tế do Phòng Y tế quản lý; khối sự nghiệp giáo dục đào tạo do Phòng Giáo dục & Đào tạo quản lý). Hiện tại có 2 huyện là Bắc Hà và Bát Xát hồ sơ giấy được lưu tập trung tại Phòng Nội vụ; huyện Mường Khương, hồ sơ được lưu tại 2 đơn vị là Phòng Nội vụ và Phòng Giáo dục.  

1.3. Về thành phần hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức: Trong hồ sơ đã có quyển lý lịch cán bộ, công chức; Bản sơ yếu lý lịch cán bộ, công chức, Bản tiểu sử tóm tắt; phiếu bổ sung lý lịch cán bộ, công chức; bản sao giấy khai sinh; bản sao các văn bằng, chứng chỉ; Tuy nhiên nhiều đơn vị các thành phần chưa được sắp xếp theo quy định; các danh mục tài liệu chưa được liệt kê  trong bìa kẹp. Thành phần hồ sơ đa số các huyện đều thiếu là phiếu bổ sung lý lịch hàng năm, các bản hợp đồng làm việc (đối với viên chức).

1.4 . Về biểu mẫu quản lý hồ sơ cán bộ công chức và các sổ theo dõi, quản lý: chỉ có Mường Khương, Bắc Hà, Bát Xát tiến hành lập sổ giao nhận hồ sơ cán bộ, công chức, sổ đăng ký hồ sơ cán bộ, công chức (sổ S01, S02, S03) theo quy định tại Quyết định số 02/2008/ QĐ-BNV. Các huyện còn lại chưa tiến hành hoặc tiến hành không đồng bộ hoặc không được theo dõi thường xuyên.

1.5. Về quy trình lập hồ sơ cán bộ, công chức ban đầu: cơ bản thực hiện theo quy định, trong vòng 45 ngày, cơ quan có thẩm quyền sử dụng viên chức hướng dẫn viên chức hoàn thiện, xác lập hồ sơ ban đầu. Tuy nhiên vẫn còn một số hồ sơ thuộc viên chức sự nghiệp giáo dục đào tạo các huyện Văn Bàn, Si Ma Cai, Sa Pa (sự nghiệp Y tế) chưa được triển khai hoàn thiện theo định tại Quyết định số 70/2007/QĐ-UBND.

1.6. Nghiên cứu, sử dụng hồ sơ cán bộ, công chức:

Việc nghiên cứu, khai thác sử dụng hồ sơ cán bộ công chức chưa thể hiện trong công tác quản lý, theo dõi hồ sơ. Chưa có phiếu yêu cầu khai thác, sử dụng hồ sơ; giấy giới thiệu của cơ quan, đơn vị có thẩm quyền; mục đích, địa điểm, thành phần hồ sơ đề nghị nghiên cứu.

1.7. Chế độ báo cáo công tác quản lý hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức:

UBND các huyện, thành phố chưa thực hiện việc báo cáo về công tác quản lý hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức theo quy định tại quyết định số 70/2007/QĐ-UBND của UBND tỉnh Lào Cai.

            2. Việc thực hiện Quy chế quản lý hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức điện tử (theo Quyết định số 57/2011/QĐ-UBND của UBND tỉnh)

- UBND các huyện, thành phố đã quan tâm chỉ đạo thực hiện quy chế của UBND tỉnh, ban hành các văn bản triển khai công tác quản lý hồ sơ điện tử theo quy định. Các đơn vị đã có quyết định giao cho các cá nhân phụ trách tài khoản người dùng: của UBND huyện 01 người, sự nghiệp giáo dục 01 người, sự nghiệp y tế 01 người. Tuy nhiên một số huyện còn chưa ban hành Quy chế quản lý phần mềm hồ sơ điện tử của huyện như: Văn Bàn, Si Ma Cai.

- Việc thực hiện các nguyên tắc quản lý hồ sơ điện tử: nhìn chung đảm bảo theo đúng quy định

- Việc thực hiện Báo cáo theo quy định: các huyện Mường Khương, Bắc Hà, Bảo Thắng đã có báo cáo tình hình triển khai thực hiện phần mềm quản lý hồ sơ điện tử 6 tháng đầu năm 2012. Tuy nhiên thời gian gửi báo cáo chưa đảm bảo theo quy định. Các huyện còn lại không có báo cáo.

3. Việc ứng dụng phần mềm quản lý hồ sơ điện tử tại cơ quan, đơn vị.

UBND các huyện, thành phố đã căn cứ quyết định 57/2011/QĐ-UBND của UBND tỉnh để thực hiện việc cập nhật và quản lý hồ sơ điện tử song song với hồ sơ giấy. Hồ sơ điện tử của cán bộ, công chức, viên chức đã lập cơ bản đã đáp ứng được yêu cầu, cập nhật đầy đủ các trường thông tin bắt buộc. Công chức được giao phụ trách tài khoản người dùng đã quan tâm, thường xuyên cập nhật thông tin kịp thời theo quy định.

- Tổng số biên chế đã giao cho các huyện, thành phố là: 18.132

- Số biên chế có mặt đến thời điểm rà soát: 17.831

- Số hồ sơ đã nhập vào phần mềm: 16.661

- Số hồ sơ chưa cập nhật vào phần mềm: 1.170

(Có phụ biểu chi tiết kèm theo)

Các huyện đã nhập đủ hồ sơ theo quy định là: Mường Khương, Bát Xát, Bắc Hà; huyện còn thiếu nhiều hồ sơ chưa nhập là Bảo Thắng, Si Ma Cai, Bảo Yên, Sa Pa

- Chất lượng thông tin trong hồ sơ: hồ sơ được nhập đã cập nhật đầy đủ, thông tin; qua đối chiếu với hồ sơ giấy, thông tin cơ bản thống nhất. Tuy nhiên còn nhiều hồ sơ cập nhật thông tin chưa kịp thời; nhập chưa đúng thông tin trong hồ sơ...Cụ thể các hồ sơ còn sai, thiếu và thông tin chưa khớp với hồ sơ giấy đã được Tổ công tác rà soát điểm và hướng dẫn các đơn vị phương pháp tiếp tục rà soát.

- Khai thác sử dụng phần mềm: các huyện, thành phố đã thực hiện được các quy trình nghiệp vụ, tổng hợp, kết xuất thông tin, lập các bảng biểu thống kê, báo cáo; các chức năng tra cứu, tìm kiếm thông tin về cán bộ, công chức, viên chức. Tuy nhiên do số lượng và chất lượng thông tin trong hồ sơ điện tử chưa đảm bảo nên kết quả thu được chưa phản ánh đúng thực tế thông tin về cán bộ, CCVC.

4. Việc xây dựng và quản lý hồ sơ cán bộ, công chức, viên được thực hiện thống nhất theo quy định chung của Bộ Nội vụ và hướng dẫn của UBND tỉnh, phục vụ tốt cho việc tra tìm, nghiên cứu và đảm bảo lưu trữ hồ sơ cán bộ, công chức theo quy định. Việc khai thác, sử dụng các tiện ích của phần mềm quản lý hồ sơ điện tử đã bước đầu phát huy được hiệu quả, tăng tính thuận tiện cho quản lý, tra cứu thông tin, hiện đại hóa công tác quản lý hồ sơ so với cách thức quản lý truyền thống trước đây. Tuy nhiên do công tác quản lý hồ sơ chưa tập trung, chưa được chuyên môn hoá nên kết quả việc nghiên cứu, sử dụng hồ sơ phục vụ cho công tác quản lý đội ngũ cán bộ, công chức của cơ quan, đơn vị chưa cao.

5. Tình trạng trang thiết bị phục vụ công tác cập nhật, lưu giữ, bảo quản hồ sơ cán bộ, công chức:

- Hầu hết các huyện chưa có kho lưu trữ tập trung; hồ sơ lưu trữ tại các cơ quan sắp xếp ngăn nắp nhưng chưa khoa học, chưa đánh mã số hồ sơ và thể hiện trên sổ theo dõi, chưa thuận tiện cho quá trình khai thác hồ sơ.

- Trang thiết bị phục vụ công tác cập nhật hồ sơ điện tử nhìn chung đảm bảo. Tuy nhiên một số huyện do tốc độ đường truyền Internet kém nên việc cập nhật, khai thác sử dụng  phần mềm quản lý hồ sơ còn chậm.

6. Một số đề nghị của các huyện, thành phố:

- Đề nghị Sở Nội vụ thường xuyên có văn bản hướng dẫn huyện trong công tác quản lý hồ sơ giấy, đồng thời mở các lớp tập huấn hướng dẫn khai thác, sử dụng và quản lý phần mềm hồ sơ điện tử CBCC,VC cho các cán bộ công chức được giao quản lý tài khoản người dùng.

- Tiếp tục hoàn thiện, bổ sung phần mềm quản lý hồ sơ; triển khai đến cán bộ, công chức cấp xã;

- Đề nghị tỉnh chỉ đạo thống nhất việc cập nhật dữ liệu và sử dụng một phần mềm quản lý hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức trong toàn tỉnh. Vì hiện nay Sở Giáo dục và Đào tạo đang chỉ đạo Phòng Giáo dục các huyện, thành phố nhập dữ liệu hồ sơ viên chức sự nghiệp giáo dục theo một phần mềm khác (PMIS)

- Phân quyền quản lý khai thác sử dụng phần mềm cho đơn vị trường học có từ 30 biên chế trở lên.

- Nâng cấp hệ thống phầm mềm, cải thiện tốc độ thao tác trên phần mềm để công tác khai thác, sử dụng phần mềm được thuận lợi ;  khắc phục một số lỗi của phần mềm;

- Đề nghị đầu tư trang thiết bị, phương tiện phục vụ công tác quản lý hồ sơ điện tử như trang bị máy tính, lắp đặt mạng Internet tốc độ cao…

- Để nghị cung cấp trang thiết bị hiện đại về kho lưu trữ, tủ đựng hồ sơ, các thiết bị đảm bảo an ninh, an toàn để hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức được lưu trữ lâu dài, tránh được các hiện tượng mối mọt, ẩm mốc...

7. Kiến nghị của của Tổ công tác:

Sau khi tiến hành rà soát và tiếp thu đề nghị của các đơn vị, Tổ công tác đã xây dựng báo cáo của từng đơn vị và mời Thường trực UBND huyện, thành phố nghe báo cáo kết quả rà soát đối với đơn vị; đồng thời kết luận, giao nhiệm vụ cho các phòng Nội vụ, Y tế, Giáo dục.

Một số nội dung đề nghị của Tổ công tác đưa ra đối với các huyện như sau:

- Đề nghị UBND các huyện, thành phố tiếp tục quan tâm chỉ đạo thực hiện tốt về công tác quản lý hồ sơ, cán bộ, công chức, viên chức; chỉ đạo các đơn vị được giao trách nhiệm quản lý hồ sơ thực hiện việc cập nhật, bổ sung, khai thác sử dụng hồ sơ theo đúng quy định; quan tâm đầu tư trang thiết bị phục vụ công tác lưu trữ, bảo quản hồ sơ giấy; chỉ đạo quản lý thống nhất về công tác hồ sơ, cán bộ, công chức, viên chức cho toàn huyện; có kho, tủ lưu trữ hồ sơ để quản lý và theo dõi theo đúng quy định.

            - Bố trí cán bộ chuyên trách đối với công tác quản lý, cập nhật và khai thác hồ sơ cán bộ, CCVC theo đúng quy định; đảm bảo thống nhất quản lý nhà nước về hồ sơ cán bộ, công chức của UBND huyện, phát huy vai trò của cơ quan tham mưu về công tác cán bộ.

- Có kế hoạch rà soát, bổ sung các nội dung, thành phần còn thiếu trong hồ sơ giấy của cán bộ, công chức, viên chức; xây dựng và cập nhật sổ và các biểu mẫu theo dõi, quản lý hồ sơ theo quy định.

- Đối với công tác quản lý hồ sơ điện tử, các huyện chưa ban hành quy chế cần khẩn trương ban hành quy chế quản lý của đơn vị. Cần lưu ý trách nhiệm, quyền hạn của các cơ quan tham mưu quản lý về công tác hồ sơ. Phòng Nội vụ phải là cơ quan tham mưu quản lý toàn bộ hồ sơ cán bộ, CCVC thuộc thẩm quyền của UBND huyện; đồng thời chịu trách nhiệm trực tiếp cập nhật, bổ sung đối với các hồ sơ thuộc các cơ quan chuyên môn, đơn vị sự nghiệp trực thuộc UBND huyện.

- Tiếp tục rà soát, bổ sung thông tin đối với hồ sơ điện tử, đảm bảo đầy đủ, kịp thời và chính xác và thống nhất với hồ sơ giấy. Tiến hành nhập bổ sung số hồ sơ còn thiếu; thực hiện việc điều chuyển, tiếp nhận hồ sơ điện tử trên phần mềm.

- Định kỳ có báo cáo theo quy định và đề xuất những giải pháp, kiến nghị đối với công tác quản lý hồ sơ của đơn vị.

Đánh giá chung:

1. Công tác quản lý hồ sơ giấy đối với các huyện, thành phố còn nhiều bất cập; chưa được quan tâm đồng bộ; cách lưu trữ chưa khoa học, chưa thống nhất trong một huyện và giữa các huyện trong tỉnh; chưa đảm bảo các điều kiện chống ẩm, mốc, cháy nổ, mối mọt...

Mẫu hồ sơ giấy chưa được thống nhất sử dụng trong toàn tỉnh; cá biệt có hồ sơ của Si Ma Cai, toàn bộ chất liệu in hồ sơ chưa đảm bảo tiêu chuẩn kỹ thuật theo quy định.

Phòng Nội vụ các huyện, thành phố chưa gương mẫu trong công tác quản lý hồ sơ giấy; chưa hướng dẫn được các đơn vị về quy trình, nghiệp vụ trong công tác quản lý hồ sơ giấy. Nhiều Phòng Giáo dục các huyện còn làm tốt hơn cả Phòng Nội vụ như huyện Bảo Thắng, huyện Si Ma Cai.

Công tác quản lý hồ sơ thường được giao cho cán bộ tổ chức làm kiêm nhiệm, dẫn đến việc cập nhật, bổ sung, quản lý theo dõi chưa được thường xuyên.

Sở Nội vụ là cơ quan tham mưu chuyên ngành về công tác quản lý hồ sơ chưa thường xuyên hướng dẫn, tập huấn về công tác này.

2. Đối với hồ sơ điện tử, nhìn chung các huyện đã tích cực, chủ động trong việc nhập mới và bổ sung hồ sơ. Tuy nhiên do giai đoạn đầu thực hiện việc nhập hồ sơ được tiến hành hàng loạt nên việc kiểm soát thông tin đầu vào chưa được đảm bảo. Công tác rà soát, chỉnh sửa thông tin đối với các hồ sơ đã nhập, các huyện đã quan tâm chỉ đạo thực hiện, song còn gặp nhiều lúng túng. Trong quá trình rà soát, Tổ công tác đã hướng dẫn phương pháp để các huyện có thể tự rà soát và chỉnh sửa thông tin trong hồ sơ điện tử, đảm bảo chính xác và thống nhất thông tin với hồ sơ giấy.

Các huyện đã nhập cơ bản đủ hồ sơ theo quy định là: Bắc Hà, Bát Xát, Mường Khương. Hiện tại số lượng hồ sơ chưa nhập của các huyện còn lại không nhiều, chủ yếu là hồ sơ tuyển mới của sự nghiệp giáo dục, như các huyện: Bảo Thắng, Si Ma Cai, Bảo Yên, Sa Pa.

Tổ công tác đã đề nghị các huyện, thành phố khẩn trương nhập bổ sung số hồ sơ còn thiếu; đồng thời chỉnh sửa, bổ sung các thông tin sai, thiếu đối với các hồ sơ đã nhập. Những đề nghị của Tổ công tác đưa ra đều được các huyện tiếp thu một cách tích cực, thẳng thắn thừa nhận những tồn tại trong công tác quản lý hồ sơ điện tử. Thường trực các huyện, thành phố đã kết luận và giao nhiệm vụ cho các cơ quan liên quan khắc phục những tồn tại theo đề nghị của Tổ công tác trong thời gian sớm nhất.

Trên đây là báo cáo kết quả rà soát thông tin, cơ sở dữ liệu hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức tại UBND các huyện, thành phố.