BÁO CÁO

Kết quả triển khai phần mềm quản lý hồ sơ

cán bộ, công chức, viên chức tỉnh Lào Cai

Trong những năm qua, việc quản lý hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức đã được sự quan tâm của các cấp, các ngành. Bộ Nội vụ đã ban hành Quy chế quản lý hồ sơ cán bộ, công chức kèm theo Quyết định số 14/2006/QĐ-BNV ngày 06 tháng 11 năm 2006. Ngày 09 tháng 10 năm 2007, UBND tỉnh Lào Cai ban hành Quy chế quản lý hồ sơ cán bộ, công chức Nhà nước thuộc tỉnh Lào Cai tại Quyết định số 70/2007/QĐ-UBND. Từ đó đến nay công tác quản lý hồ sơ đã từng bước được củng cố kiện toàn. Tuy nhiên công tác quản lý hồ sơ bằng giấy còn cho thấy nhiều hạn chế như việc khai thác các thông tin trực tiếp từ hồ sơ giấy làm hư hại hoặc thất thoát hồ sơ gốc; việc cập nhật, bổ sung thông tin trong hồ sơ của mỗi cá nhân còn chưa được kịp thời, không phát huy được giá trị tài liệu vốn có của hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức; đặc biệt là việc tổng hợp số liệu về cán bộ, công chức, viên chức còn mất rất nhiều thời gian và công sức và tính chính xác không cao.…

Xuất phát từ thực trạng nêu trên, nhận thức rõ tầm quan trọng của hồ sơ cán bộ, công chức là tài liệu quan trọng phản ánh nguồn gốc, quá trình công tác, phẩm chất, năng lực, mối quan hệ gia đình - xã hội của người cán bộ, công chức. Vì vậy, việc quản lý khai thác hồ sơ để các cơ quan, đơn vị nắm bắt được một cách đầy đủ nhất về bản thân người cán bộ, công chức, cung cấp những thông tin làm căn cứ để cơ quan quản lý và sử dụng theo dõi và thực hiện chế độ chính sách đối với cán bộ, công chức là việc làm mang tính chất thường xuyên và phải đầu tư nhiều thời gian, công sức. Được sự quan tâm của Trung tâm Thông tin - Bộ Nội vụ, Sở Nội vụ đã tham mưu xây dựng dự án “triển khai phần mềm quản lý hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức tỉnh Lào Cai” - ứng dụng công nghệ thông tin để quản lý hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức góp phần hiện đại hóa, nâng cao hiệu suất, hiệu quả trong quản lý và khai thác thông tin hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức, được UBND tỉnh phê duyệt.

I. Kết quả triển khai thực hiện phần mềm quản lý hồ sơ cán bộ, công chức:

1. Công tác chỉ đạo, điều hành:

Ngày 22/11/2010, Sở Nội vụ ban hành Quyết định số 38/QĐ-SNV thành lập Ban điều hành dự án gồm 12 người, trong đó 04 người có trình độ Cử nhân Công nghệ thông tin, do một đồng chí Phó giám đốc sở làm Trưởng ban, một đồng chí Giám đốc Trung tâm CNTT &VT Lào Cai làm Phó ban.

Ngày 15/11/2010 Sở Nội vụ ban hành Kế hoạch số 30/KH-SNV xây dựng chi tiết các hoạt động triển khai dự án trong giai đoạn 1; Ngày 06/4/2011 ban hành Kế hoạch số 08/KH-SNV triển khai phần mềm giai đoạn 2.

Xây dựng Kế hoạch số 28/KH-SNV ngày 30/8/2011 của Sở Nội vụ tỉnh Lào Cai về việc kiểm tra tình hình bố trí, sử dụng biên chế HCSN năm 2011 và phương án bố trí biên chế năm 2012 đối với các sở, ban, ngành, UBND huyện, thành phố, đối chiếu với dữ liệu trong phần mềm.

Thường xuyên gửi văn bản hướng dẫn, đôn đốc, thông báo số lượng, chất lượng dữ liệu của các đơn vị trong quá trình triển khai thực hiện. Tổng số đã gửi 126 văn bản giai đoạn 1 và 18 văn bản hướng dẫn, đôn đốc giai đoạn 2.

Trong quá trình triển khai hiện, mỗi giai đoạn đều có văn bản gửi Trung tâm Thông tin Bộ Nội vụ điều chỉnh, khắc phục một số lỗi trong phần mềm.

Mặc dù việc triển khai ứng dụng công nghệ thông tin vào lĩnh vực quản lý hồ sơ cán bộ, công chức là một công việc khó khăn và phức tạp. Song với sự quan tâm chỉ đạo sát sao, kịp thời của lãnh đạo, sự quyết tâm của các thành viên Ban điều hành dự án, đặc biệt là sự ủng hộ của các sở, ban, ngành, đơn vị sự nghiệp thuộc tỉnh, UBND các huyện, thành phố, công tác triển khai bước đầu đã đạt được những kết quả khả quan.

2. Kết quả triển khai giai đoạn 1:

2.1. Công tác cài đặt phần mềm:

Ngay sau khi thành lập, Ban điều hành đã tiến hành phân công nhiệm vụ cụ thể cho từng thành viên; đồng thời phối hợp chặt chẽ với Trung tâm Thông tin – Bộ Nội vụ, Trung tâm CNTT &VT – Sở TTTT triển khai cài đặt phần mềm trên máy chủ của tỉnh. Giai đoạn này còn gặp nhiều khó khăn, vướng mắc như việc phải dùng chung máy chủ, phần mềm chạy hệ điều hành ảo…Đây cũng là lần đầu tiên phần mềm được triển khai ra môi trường Internet, nên việc phải đảm bảo thông suốt đường truyền, an ninh, bảo mật cũng gặp rất nhiều khó khăn. Song với sự quyết tâm cao của ban lãnh đạo, sự nỗ lực của các cán bộ kỹ thuật, phần mềm đã được cài đặt thành công và triển khai được trên môi trường mạng, sẵn sàng cho việc triển khai bước tiếp theo – nhập thông tin vào phần mềm.

2.2. Công tác thu thập dữ liệu:

Để tránh việc phải sử dụng trực tiếp hồ sơ gốc và thông tin trong hồ sơ gốc có thể đã bị lỗi thời, đồng thời để thuận tiện hơn trong quá trình nhập tin, Ban điều hành đã xây dựng mẫu Phiếu thông tin cán bộ, công chức để tiến hành thu thập thông tin về cán bộ, công chức.

Phiếu cung cấp thông tin dành cho phần mềm quản lý hồ sơ cán bộ, công chức được xây dựng dựa trên nền các thông tin cơ bản nhất trong phần mềm. Để đảm bảo kê khai đúng và thống nhất, Sở Nội vụ đã tổ chức Hội nghị tập huấn hướng dẫn ghi phiếu cho 126 cán bộ, công chức là Lãnh đạo Văn phòng, phòng Tổ chức cán bộ, phòng Tổ chức hành chính; lãnh đạo các đơn vị trực thuộc các sở, ban, ngành, các đơn vị sự nghiệp thuộc tỉnh; quy định rõ trách nhiệm, nghĩa vụ của người kê khai, người xác nhận phiếu thông tin dùng cho phần mềm. Các thành phần triệu tập tham gia đông đủ; nội dung tập huấn, hướng dẫn ghi phiếu được triển khai kịp thời, đầy đủ đến các đơn vị. Ban điều hành cung cấp địa chỉ, số điện thoại của các thành viên BQL dụ án để các đơn vị liên hệ trực tiếp nếu có vướng mắc trong quá trình triển khai thực hiện.

Từ ngày 25/11/2010 đến ngày 9/12/2010, các đơn vị đã cơ bản hoàn thành việc ghi phiếu, xác nhận phiếu thông tin, sẵn sàng cho việc tập huấn và tiến hành nhập thông tin vào phần mềm.

2.3. Nhập dữ liệu vào phần mềm

Do thời gian thực hiện giai đoạn 1 rất ngắn nên Ban điều hành dự án đã tổ chức tập huấn và tiến hành nhập dữ liệu tập trung tại 02 phòng máy; đồng thời mở đường truyền Internet kết nối với máy chủ của tỉnh để các đơn vị có thể nhập dữ liệu từ xa. Các đơn vị cử từ 2 đến 5 người tham gia tập huấn, nhập dữ liệu. Chuyên gia của Trung tâm Thông tin - Bộ Nội vụ trực tiếp hướng dẫn; các kỹ sư của Trung tâm CNTT&VT Lào Cai và chuyên viên Sở Nội vụ Lào Cai hỗ trợ trực tiếp từng cán bộ của các đơn vị, đồng thời giám sát, giúp đỡ kịp thời trong quá trình nhập dữ liệu. Do vậy trong thời gian từ 10/12/2010 đến 19/12/2010, các đơn vị đã nhập được khối lượng dữ liệu 7.180 hồ sơ, đạt 95,7% kế hoạch. Những vướng mắc của các đơn vị được hướng dẫn khắc phục kịp thời; một số thông tin chưa hoàn chỉnh, Sở Nội vụ đã yêu cầu các đơn vị tiếp tục hoàn thiện, bổ sung.

Sau khi tiến hành tập huấn và nhập dữ liệu tập trung, Ban điều hành đã phân công nhiệm vụ cho các thành viên theo dõi tiến độ, số lượng, chất lượng dữ liệu của từng đơn vị; đồng thời có văn bản gửi các đơn vị kết quả kiểm tra, rà soát các thông tin còn thiếu, thông tin sai của từng hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức; đề nghị các đơn vị hoàn thiện dữ liệu theo yêu cầu.

2.4. Tập huấn khai thác, quản lý phần mềm

Ngay sau khi hoàn thành việc nhập dữ liệu giai đoạn 1, Ban điều hành đã gửi văn bản triệu tập các đơn vị tham gia lớp tập huấn hướng dẫn khai thác, quản lý phần mềm. Tổng số cán bộ, công chức tham gia tập huấn là 208 người, chia làm 05 lớp gồm Lãnh đạo, chuyên viên Văn phòng, phòng Tổ chức cán bộ, hoặc phòng Tổ chức hành chính; lãnh đạo, chuyên viên các đơn vị trực thuộc các sở, ban, ngành, các đơn vị sự nghiệp thuộc tỉnh;

- Nội dung tập huấn đã tập trung vào các thao tác cơ bản như:

          + Hướng dẫn đăng nhập vào cơ sở dữ liệu.

          + Hướng dẫn nhập hồ sơ, sửa hồ sơ.

          + Hướng dẫn tra cứu tìm kiếm thông tin; lập báo cáo sau tìm kiếm…

          + Hướng dẫn tạo lập báo cáo mặc định, báo cáo tùy chọn.

          + Thực hiện các nghiệp vụ thuyên chuyển, nghỉ hưu, nâng lương,...

          + Quy định về thời gian nhập, chỉnh sửa hồ sơ điện tử.

          + Quy định về trách nhiệm người quản lý dữ liệu hồ sơ điện tử.

Mỗi lớp tập huấn, ngoài giảng viên chính là Chuyên gia trung tâm thông tin của Bộ Nội vụ, ban điều hành dự án còn bố trí từ 4 đến 5 cán bộ trợ giảng để kịp thời giúp đỡ các học viên gặp khó khăn. Nhờ đó học viên được thực hành nhiều, nắm được các thao tác cơ bản để khai thác, sử dụng dữ liệu hồ sơ trong phần mềm.

3. Kết quả triển khai giai đoạn 2

Sau khi hoàn thành công tác triển khai phần mềm trong giai đoạn 1, Sở Nội vụ đã ban hành Kế hoạch số 08/KH-SNV triển khai phần mềm giai đoạn 2. Ban điều hành dự án đã tổ chức sơ kết, đánh giá rút kinh nghiệm, từ đó đưa ra những điều chỉnh phù hợp khi xây dựng kế hoạch triển khai giai đoạn 2, cụ thể như sau:

3.1. Công tác cài đặt, chỉnh sửa phần mềm:

Giai đoạn 1 phần mềm được cài đặt trên hệ điều hành ảo và dùng chung một máy chủ với một số phần mềm ứng dụng khác của tỉnh. Vì vậy trong quá trình triển khai còn xảy ra một số trục trặc như tốc độ truy cập vào phần mềm chậm, thường xuyên phát sinh các lỗi khiến các cán bộ kỹ thuật phải thường xuyên túc trực và xử lý. Do đó Ban điều hành đã mạnh dạn trình UBND tỉnh phê duyệt kinh phí cho Trung tâm CNTT-VT để trang bị riêng một máy chủ cho phần mềm, đảm bảo tốc độ truy cập khai thác của số lượng lớn người dùng, khắc phục dứt điểm những hạn chế nguyên nhân do máy chủ gây nên.

Để đảm bảo nguyên vẹn dữ liệu đã thực hiện ở giai đoạn 1, Ban điều hành, cùng với các chuyên gia của Trung tâm Thông tin Bộ Nội vụ, bằng các biện pháp kỹ thuật đã tiến hành cài đặt phần mềm sang máy chủ mới chạy ổn định, khắc phục được những nhược điểm của giai đoạn 1.

3.2. Thu thập dữ liệu thông tin hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức

Ngày 13/4/2011 Sở Nội vụ có văn bản số 258/SNV-CCVC về việc tập huấn triển khai phần mềm thực hiện kế hoạch giai đoạn 2. Tập huấn hướng dẫn ghi phiếu thông tin tại 9 huyện, thành phố cho các đại biểu là lãnh đạo các phòng, ban, đơn vị sự nghiệp thuộc UBND huyện; Hiệu trưởng các trường do UBND huyện, thành phố quản lý; Trạm trưởng trạm Y tế các xã, phường, thị trấn. Các hội nghị được tập huấn với sự chuẩn bị khá chu đáo của UBND các huyện, thành phố; các thành phần triệu tập tham gia đông đủ, nắm rõ các nội dung tập huấn. Tại hội nghị tập huấn, lãnh đạo UBND các huyện, thành phố cũng đã kết luận và giao nhiệm vụ cho các cơ quan, đơn vị trực thuộc. Tổng số cán bộ, công chức tham gia tập huấn tại các huyện, thành phố là 959 người.

Sau hội nghị, các cơ quan, đơn vị đã phát phiếu, hướng dẫn ghi phiếu đến từng cán bộ, công chức, viên chức. Kiểm tra, rà soát và xác nhận phiếu thông tin cho cán bộ công chức, viên chức, chuyển cho Tổ nhập dữ liệu, sẵn sàng cho việc nhập thông tin vào phần mềm. Tổng số phiếu thông tin đã thu được giai đoạn 2 là 16.488 phiếu.

3.3. Tập huấn hướng dẫn nhập phiếu thông tin vào phần mềm.

Xác định việc triển khai đến cấp huyện sẽ khó khăn hơn rất nhiều so với giai đoạn 1 triển khai tại các sơ, ban, ngành tỉnh, vì khối lượng Phiếu thông tin cần nhập vào phần mềm rất lớn, tốc độ đường truyền Internet kém hơn. Ban điều hành đã cho sử dụng linh hoạt các phương án phục vụ cho việc tập huấn, kết hợp tập huấn bằng máy chủ tại chỗ và thông qua Internet để kết nối với máy chủ của tỉnh. Tiến hành tạo lập 247 tài khoản người dùng theo phân cấp quản lý cho các huyện, thành phố để phục vụ công tác nhập liệu; đồng thời hướng dẫn các huyện, thành phố thành lập Tổ nhập thông tin vào phần mềm, lựa chọn người có đủ khả năng, năng lực tham gia tập huấn và thực hiện việc nhập dữ liệu vào phần mềm.

Bên cạnh việc phối hợp với Trung tâm thông tin - Bộ Nội vụ và Trung tâm CNTT-VT Lào Cai cử giảng viên tập huấn hướng dẫn, Sở Nội vụ còn cử thêm các cán bộ của Sở có kinh nghiệm trong công tác tổ chức cán bộ, am hiểu phần mềm tham gia tập huấn nhập dữ liệu cho Tổ nhập tin tại các huyện, thành phố.

Tổng số lớp tập huấn là 09 lớp với 315 người, gồm lãnh đạo, chuyên viên phụ trách của các phòng: Nội vụ, Y tế, GD&ĐT; tổ nhập dữ liệu của phòng Giáo dục & Đào tạo.

3.4. Nhập dữ liệu vào phần mềm

Từ ngày 01/6/2011 đến 30/8/2011, các huyện, thành phố tiến hành nhập dữ liệu từ phiếu vào phần mềm tại đơn vị. Ban điều hành đã chủ động tăng cường công tác kiểm tra, đôn đốc, hướng dẫn; phân công cán bộ phụ trách, giám sát quá trình nhập dữ liệu của từng đơn vị. Theo dõi tiến độ, chất lượng dữ liệu nhập được trong từng ngày; có văn bản đôn đốc, hướng dẫn các đơn vị nhập tin đảm bảo tiến độ và chất lượng thông tin vào phần mềm. Thành lập các đoàn kiểm tra, đôn đốc kết hợp với việc kiểm tra sử dụng biên chế, quản lý cán bộ, công chức tại các huyện, thành phố.

Việc nhập dữ liệu không tiến hành tập trung mà sử dụng máy tính và đường truyền tại đơn vị để tiến hành nhập. Do vậy giai đoạn này Tổ nhập tin các huyện, thành phố bước đầu còn lúng túng nhưng sau khi được hướng dẫn, đôn đốc kịp thời đã có chuyển biến tích cực. Số lượng hồ sơ nhập vào phần mềm được nâng lên từng ngày. Tổng số hồ sơ tính đến ngày 30/8/2011 tại các huyện, thành phố là 16.093 hồ sơ, đạt 97,5% kế hoạch.

3.5. Tập huấn khai thác, quản lý phần mềm:

Sau khi các huyện, thành phố cơ bản hoàn thành bước 2 – nhập thông tin vào phần mềm, Sở Nội vụ đã tiến hành tập huấn cho các đơn vị khai thác, quản lý phần mềm. Khác với giai đoạn 1, thời gian đào tạo sử dụng của giai đoạn 2 tăng thêm 01 ngày để người sử dụng tại các đơn vị được thực hành nhiều hơn, nắm vững các thao tác khai thác, sử dụng.

Số người tham gia đông đủ, đúng thành phần triệu tập, tinh thần thái độ tiếp thu tích cực. Tổng số người được tập huấn là 405 người/9 lớp. Ban điều hành tiếp tục cung cấp số điện thoại của cán bộ kỹ thuật để các đơn vị liên hệ trực tiếp nếu có vướng mắc trong quá trình triển khai thực hiện.

4. Kinh phí thực hiện dự án:

Tổng số kinh phí cho dự án là: 965.237.000 đồng. Kinh phí được phân bổ kịp thời theo tiến độ thực hiện dự án. Việc sử dụng kinh phí thực hiện đúng quy định tài chính và theo định mức đã được phê duyệt, cụ thể như sau:

- Chi phí triển khai cài đặt cấu hình: 68.006.000 đồng

- Chi phí thu thập thông tin hồ sơ: 111.560.000 đồng

- Chi phí nhập dữ liệu vào phần mềm: 501.729.000 đồng

- Chi phí đào tạo sử dụng: 223.967.000 đồng

- Chi phí quản lý, tư vấn: 59.975.000 đồng

III. Đánh giá chung về công tác triển khai phần mềm:

1. Về kết quả thực hiện dự án:

Sau 01 năm triển khai các hoạt động theo 2 giai đoạn (Giai đoạn 1 triển khai đến các sở, ban, ngành, các đơn vị sự nghiệp trực thuộc UBND tỉnh; giai đoạn 2 triển khai đến 9 huyện, thành phố) dự án đã xây dựng, hình thành được cơ sở dữ liệu hồ sơ điện tử cán bộ, công chức, viên chức từ cấp huyện đến cấp tỉnh, hỗ trợ tích cực cho các cơ quan, đơn vị trong công tác quản lý cán bộ, công chức, viên chức, thể hiện qua 5 nội dung chính như sau:

Thứ nhất: Xây dựng được cơ sở dữ liệu điện tử về hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức trong toàn tỉnh, với tổng số 23.543 hồ sơ. Góp phần xây dựng cơ sở dữ liệu về cán bộ, công chức trong toàn quốc do Bộ Nội vụ chủ trì thực hiện. Một số đơn vị có tinh thần trách nhiệm cao trong triển khai dự án đảm bảo tiến độ, số lượng, chất lượng hồ sơ như: Văn phòng UBND tỉnh, Sở Kế hoạch và Đầu tư, Sở Khoa học &CN, Sở Lao động – TB&XH, Sở Xây dựng, Thanh tra tỉnh, Ban Dân tộc, UBND thành phố Lào Cai, huyện Mường Khương, Văn Bàn, Bảo Yên...

 (Biểu số 1 - Báo cáo số lượng, chất lượng cán bộ công chức chia theo đơn vị tổng hợp từ phần mềm kèm theo)

Thứ hai: Dự án đã cơ bản hoàn thành được khối lượng công việc, đạt được mục tiêu đề ra. Phần mềm được cài đặt trên máy chủ riêng đặt tại Trung tâm CNTT-VT Lào Cai, hoạt động ổn định, được kết nối qua Internet tạo nên sự thuận tiện cho người dùng; mở ra một giai đoạn mới trong công tác quản lý, khai thác hồ sơ cán bộ, công chức. Từ đây các cơ quan có thẩm quyền, người sử dụng có thể cập nhật, khai thác, sử dụng thông tin về hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức ở bất cứ nơi nào có kết nối Internet.

Thứ ba: Dự án đã bước đầu bồi dưỡng được đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức có kiến thức và kỹ năng cơ bản, biết khai thác, sử dụng dữ liệu hồ sơ điện tử, phục vụ công tác quản lý của mỗi cơ quan, đơn vị nói riêng và của toàn tỉnh nói chung.

Thứ tư: Việc xây dựng được cơ sở dữ liệu về cán bộ, công chức, viên chức sẽ giúp cho cơ quan chức năng tham mưu tốt hơn, kịp thời hơn trong việc thực thi hoạch định, quy hoạch nguồn nhân lực của tỉnh nói chung và các cơ quan, đơn vị nói riêng cũng như việc thực hiện đảm bảo, chính xác, kịp thời các chế độ chính sách đối với cán bộ, công chức.

Thứ năm: Việc triển khai thành công dự án một lần nữa khẳng định lợi thế của việc ứng dụng công nghệ thông tin trong xử lý công việc, trong đó Lào Cai là một trong những tỉnh tiên phong thực hiện ứng dụng vào công tác quản lý hồ sơ cán bộ, công chức. Góp phần nâng cao hiệu lực, hiệu quả quản lý nhà nước; nâng cao ý thức và trình độ ứng dụng công nghệ thông tin của cán bộ, công chức, viên chức trong hoạt động công vụ; đẩy mạnh cải cách hành chính theo đúng quan đểm chỉ đạo của Trung ương và của tỉnh.

Thứ sáu: Với cơ sở dữ liệu hiện có và các thông tin biến động được cập nhật kịp thời, Phần mềm quản lý hồ sơ điện tử cán bộ, công chức, viên chức sẽ hỗ trợ tích cực cho các đơn vị trong công tác quản lý cán bộ, công chức, viên chức, cụ thể:

- Phần mềm có thể cung cấp hệ thống báo cáo thống kê đa dạng liên quan đến cán bộ, công chức, viên chức trong toàn tỉnh. Với 24 biểu mẫu báo cáo thống kê được thiết kế định sẵn; công cụ thiết lập báo cáo thống kê tùy chọn; đặc biệt là việc lập báo cáo thống kê theo khả năng tìm kiếm thông minh của phần mềm, cho phép người sử dụng có thể tạo lập các dạng báo cáo thống kê theo điều kiện tùy chọn rất linh hoạt và hữu ích, có khả năng đáp ứng việc khai thác thông tin theo nhu cầu khác nhau của người dùng;

- Nhờ việc khai thác, sử dụng cơ sở dữ liệu trong phần mềm, các cơ quan, đơn vị có thể giảm thiểu thời gian, công sức tổng hợp dữ liệu thông tin về cán bộ, công chức, viên chức. Theo dõi đầy đủ các thông tin của cán bộ, công chức, viên chức, từ đó tham mưu tốt hơn trong công tác theo dõi, quản lý và thực hiện các chế độ chính sách đối với cán bộ, công chức;

- Hỗ trợ về nghiệp vụ để thực hiện các quy trình ra quyết định nâng lương, nâng ngạch, bổ nhiệm, xây dựng kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng; hỗ trợ phân tích số liệu cán bộ, công chức, viên chức của từng sở, ban, ngành, UBND các huyện, thành phố và số liệu cán bộ, công chức, viên chức toàn tỉnh;

- Cung cấp thông tin chính xác và kịp thời cho công tác quản lý tổ chức, biên chế và đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức.

2. Một số hạn chế, tồn tại:

Bên cạnh những kết quả đạt được, công tác triển khai phần mềm cũng còn có nhiều hạn chế, tồn tại cần rút kinh nghiệm và tiếp tục khắc phục sửa chữa:

Một là: Lãnh đạo một số đơn vị chưa thực sự quan tâm chỉ đạo, đôn đốc kiểm tra và tháo gỡ khó khăn trong quá trình triển khai các bước của dự án tại đơn vị.                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                         

Hai là: Một số công chức,viên chức được giao phụ trách các bước triển khai còn thiếu tinh thần trách nhiệm trong quá trình triển khai thực hiện (Triển khai chậm tiến độ, nhập thiếu và sai thông tin). Bên cạnh đó, cán bộ phụ trách triển khai phần mềm một số đơn vị khả năng ứng dụng công nghệ thông tin còn hạn chế; sự am hiểu về công tác cán bộ chưa sâu nên trong quá trình triển khai còn gặp nhiều khó khăn, lúng túng.

Ba là: Một số đơn vị trong quá trình hướng dẫn, kiểm soát Phiếu thông tin của cán bộ, công chức, viên chức còn thiếu chính xác, thiếu thông tin. Vì vậy khi tiến hành nhập dữ liệu, Tổ nhập thông tin vào phần mềm gặp rất nhiều khó khăn. Thông tin nhập thiếu, nhập sai còn nhiều như: Vườn quốc gia Hoàng Liên, Đài Phát thanh – Truyền hình,  Sở Y tế, UBND huyện Bắc Hà, Sa Pa, Si Ma Cai…

(Có Biểu số 2,3 - Thống kê số lượng hồ sơ đạt/chưa đạt của các đơn vị kèm theo)

Bốn là: Việc kiểm tra và tự kiểm tra, rà soát thông tin trong phần mềm của các đơn vị còn chưa được quan tâm. Kể cả khi có thông báo kết quả kiểm tra của Sở Nội vụ gửi các đơn vị thì việc sửa đổi, bổ sung thông tin trong phần mềm vẫn hết sức chẫm trễ.

Năm là: Tổ nhập thông tin tại các huyện, thành phố đã được thành lập song chưa duy trì được mối liên hệ thường xuyên, chưa phát huy được hết khả năng của các thành viên; Phòng Nội vụ một số huyện chưa thể hiện được vai trò của cơ quan thường trực chủ trì triển khai.

Sáu là: Bản thân phần mềm phải cài đặt, chỉnh sửa nhiều lần trong quá trình triển khai làm gián đoạn truy cập của các đơn vị, ảnh hưởng đến tiến độ nhập tin của các đơn vị, đặc biệt là trong giai đoạn 1 của dự án.

IV. Phương hướng, nhiệm vụ duy trì, phát huy hiệu quả của phần mềm

Để duy trì và phát huy hiệu quả của phần mềm, góp phần nâng cao hiệu suất, hiệu quả trong quản lý và khai thác thông tin hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức điện tử, trong thời gian tới cần tập trung chỉ đạo thực hiện một số nội dung sau:

1. Đối với các sở, ban ngành, đơn vị sự nghiệp thuộc tỉnh, UBND các huyện, thành phố:

1.1. Triển khai thực hiện nghiêm túc Quyết định số 57/2011/QĐ-UBND ngày 30 tháng 12 năm 2011 của Ủy ban nhân dân tỉnh Lào Cai về việc ban hành Quy chế quản lý hồ sơ điện tử cán bộ, công chức, viên chức tỉnh Lào Cai; văn bản hướng dẫn số 177/SNV-CCVC ngày 23/3/2012 của Sở Nội vụ.

1.2. Xây dựng quy chế quản lý hồ sơ điện tử của đơn vị. Cử cán bộ có đủ năng lực, phẩm chất để quản lý, khai thác sử dụng phần mềm; quản lý tài khoản người dùng được cấp của cơ quan, đơn vị. Quyết định phân công và giao nhiệm vụ cho người được phép quản lý, khai thác, sử dụng hồ sơ điện tử. Mỗi đơn vị cử một cán bộ làm đầu mối. Các đầu mối trực thuộc, các đơn vị chủ động thống nhất với Sở Nội vụ bằng văn bản để được cấp bổ sung (nếu cần).

1.3. Quan tâm ưu tiên đầu tư trang thiết bị như máy tính, đường truyền Internet để khai thác, sử dụng phần mềm hiệu quả nhất.

1.4. Tiếp tục khắc những tồn tại của đơn vị trong quá trình triển khai giai đoạn 1 và 2. Hoàn thiện, chỉnh sửa bổ sung thông tin về cán bộ, công chức, viên chức trong phần mềm, đảm bảo đầy đủ, chính xác theo biên chế có mặt của đơn vị.

1.5. Sở Nội vụ thành lập Tổ quản lý phần mềm để thường xuyên, kịp thời hướng dẫn các đơn vị khi có vướng mắc trong quá trình triển khai thực hiện; tăng cường công tác kiểm tra toàn diện về việc sử dụng biên chế, quản lý cán bộ, công chức, viên chức gắn với việc quản lý, khai thác hồ sơ điện tử theo quy định.

2. Đề nghị Trung tâm Thông tin – Bộ Nội vụ:

2.1. Tiếp tục hoàn thiện, bổ sung phần mềm quản lý hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức; triển khai phần mềm áp dụng đối với cán bộ, công chức cấp xã.

2.2.Phân cấp tài khoản người dùng đảm bảo đúng thẩm quyền, mục đích sử dụng phần mềm, nguyên tắc quản lý (quyền xem, sửa, xóa...).

2.3. Khắc phục một số lỗi của phần mềm như: công cụ báo cáo thống kê tùy chọn, khả năng chỉnh sửa thông tin trong hồ sơ...

2.4. Hỗ trợ Lào Cai trong việc bảo đảm tính tương thích và an toàn dữ liệu khi phần mềm được nâng cấp hoặc có sự thay đổi về công nghệ.

Trên đây là báo cáo của Sở Nội vụ về kết quả triển khai phần mềm quản lý hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức tỉnh Lào Cai./.