Thực hiện Quyết định số 57/2011/QĐ-UBND ngày 30 tháng 12 năm 2011 của Ủy ban nhân dân tỉnh Lào Cai về việc ban hành Quy chế quản lý hồ sơ điện tử cán bộ, công chức, viên chức tỉnh Lào Cai (sau đây gọi tắt là Quy chế); để đảm bảo triển khai thực hiện tốt Quy chế, Sở Nội vụ hướng dẫn chi tiết một số điểm như sau:

1. Về đối tượng áp dụng:

Đối tượng áp dụng được quy định tại điều 2 của Quy chế. Cán bộ, công chức, viên chức được áp dụng theo Quy chế để tiến hành kê khai và nhập thông  tin vào phần mềm là cán bộ, công chức, viên chức đã được tuyển dụng theo quy định trong chỉ tiêu biên chế được UBND tỉnh giao; không áp dụng đối với các trường hợp hợp đồng lao động (cả trong và ngoài chỉ tiêu biên chế), trừ trường hợp hợp đồng theo quy định tại điểm b, khoản 2, điều 2 của Quy chế.

Đối với cán bộ, công chức cấp xã quy định tại điểm c, khoản 2, điều 2 của Quy chế, tạm thời các huyện, thành phố chưa thực hiện. Sở Nội vụ sẽ có văn bản hướng dẫn triển khai cụ thể nội dung này sau.

2. Quản lý tài khoản đăng nhập hồ sơ điện tử:

Theo quy định tại khoản 1, điều 6 Quy chế, mỗi cơ quan đơn vị theo phân cấp về công tác quản lý cán bộ, công chức, viên chức được cấp 01 tài khoản người dùng để đăng nhập, khai thác và sử dụng phần mềm. Tài khoản này đối với cấp sở, ngành sẽ do Văn phòng (phòng Tổ chức hành chính hoặc phòng Tổ chức cán bộ) chịu trách nhiệm quản lý; đối với cấp huyện do Phòng Nội vụ trực tiếp quản lý (sau đây gọi chung là cơ quan tham mưu về công tác cán bộ).

Các sở, ban, ngành, đơn vị sự nghiệp thuộc tỉnh, UBND các huyện, thành phố có nhu cầu phân cấp tài khoản người dùng cho các đơn vị trực thuộc (tài khoản nhỏ hơn, nằm trong tài khoản của sở, ngành, huyện, thành phố), phải thống nhất với Sở Nội vụ bằng văn bản để được cấp bổ sung; đồng thời tự chịu trách nhiệm hướng dẫn người trực tiếp quản lý các tài khoản này về tính an toàn, bảo mật, quy trình nhập thông tin, quản lý, khai thác hồ sơ điện tử.

3. Nguyên tắc quản lý Hồ sơ điện tử:

Theo quy định tại điều 8 của Quy chế: Hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức được quản lý, sử dụng và bảo quản theo chế độ tài liệu mật do Nhà nước quy định, chỉ những người được cơ quan, tổ chức, đơn vị có thẩm quyền quản lý hồ sơ cán bộ, công chức đồng ý bằng văn bản mới được nghiên cứu, khai thác hồ sơ của cán bộ, công chức, viên chức. Vì vậy các sở, ban, ngành, đơn vị sự nghiệp thuộc tỉnh, UBND các huyện, thành phố cần có quyết định phân công và giao nhiệm vụ cho người được phép quản lý, khai thác, sử dụng hồ sơ điện tử. Khi người được giao nhiệm vụ chuyển công tác, phải có biên bản bàn giao nhiệm vụ cho cơ quan quản lý, đồng thời hướng dẫn cho người tiếp nhận, đảm bảo phần mềm được vận hành liên tục, khai thác và sử dụng có hiệu quả.

Người được giao nhiệm vụ quản lý, khai thác, sử dụng hồ sơ điện tử cần đáp ứng một số tiêu chuẩn sau:

+ Về vị trí việc làm: thuộc biên chế của cơ quan tham mưu về công tác tổ chức cán bộ.

+ Về tiêu chuẩn: trình độ chuyên môn đạt yêu cầu theo quy định của ngạch; Tin học văn phòng trình độ B trở lên (có khả năng ứng dụng công nghệ thông tin tốt); hiểu về công tác tổ chức cán bộ và được tập huấn sử dụng, quản lý và khai thác phầm mềm quản lý hồ sơ điện tử.

4. Quy trình lập phiếu và cập nhật Hồ sơ điện tử:

Đây là hoạt động thường xuyên, liên tục của các cơ quan, đơn vị được phân cấp tài khoản người dùng.

- Lập hồ sơ mới: Trong thời gian 15 ngày, kể từ ngày có quyết định tuyển dụng hoặc quyết định tiếp nhận, điều động cán bộ, công chức, viên chức (từ các cơ quan, đơn vị tỉnh ngoài, từ lực lượng vũ trang, doanh nghiệp nhà nước, khối Đảng, đoàn thể) về cơ quan hành chính, đơn vị sự nghiệp trong tỉnh thì cơ quan tham mưu về công tác cán bộ có trách nhiệm cung cấp phiếu (mẫu ban hành kèm theo Quy chế) và hướng dẫn cán bộ, công chức, viên kê khai phiếu để lập hồ sơ điện tử theo quy định.

- Cập nhật thông tin hồ sơ điện tử đã có: cơ quan tham mưu về công tác cán bộ phải nhập đầy đủ, kịp thời, chính xác vào hồ sơ điện tử những thông tin thay đổi của cá nhân theo quy định tại khoản 2, điều 9 Quy chế.

5. Điều chuyển, tiếp nhận hồ sơ điện tử:

Việc điều chuyển, tiếp nhận hồ sơ điện tử của cán bộ, công chức, viên chức trên phần mềm do người được giao nhiệm vụ quản lý, khai thác, sử dụng hồ sơ điện tử thực hiện. Nội dung này được hướng dẫn cụ thể tại văn bản số 1102/SNV-CCVC ngày 29/11/2011 của Sở Nội vụ tỉnh Lào Cai.

6. Về chế độ báo cáo:

Ngoài các nội dung báo cáo theo quy định tại điều 13 của quy chế, Sở Nội vụ sẽ triển khai một số báo cáo chuyên đề theo từng nhóm thông tin được tổng hợp từ phần mềm quản lý hồ sơ điện tử của các đơn vị để phục vụ cho công tác quản lý và tác nghiệp chuyên môn của các đơn vị cũng như toàn tỉnh.

Ứng dụng quản lý hồ sơ bằng phần mềm góp phần nâng cao hiệu suất, hiệu quả trong quản lý và khai thác thông tin hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức. Vì vậy đề nghị các sở, ban, ngành, đơn vị sự nghiệp thuộc tỉnh, UBND các huyện thành phố cần quan tâm chỉ đạo thực hiện. Cử cán bộ có đủ năng lực, phẩm chất để quản lý, khai thác; ưu tiên đầu tư trang thiết bị như máy tính, đường truyền Internet để khai thác, sử dụng phần mềm hiệu quả nhất.

Sở Nội vụ sẽ tiến hành thanh tra, kiểm tra toàn diện về việc sử dụng biên chế, quản lý cán bộ, công chức, viên chức gắn với việc quản lý, khai thác hồ sơ điện tử theo quy định.

Trên đây là một số nội dung hướng dẫn triển khai Quy chế quản lý Hồ sơ điện tử của Sở Nội vụ về thực hiện. Trong quá trình thực hiện, nếu có vấn đề vướng mắc, đề nghị các sở, ban, ngành, đơn vị sự nghiệp thuộc tỉnh; UBND các huyện, thành phố phản ánh về Sở Nội vụ (qua Phòng Công chức, viên chức) để được giải đáp./.